כיצד תעבדו בצורה יעילה יותר? 

מנהלים ועובדים רבים מוצאים עצמם כורעים תחת עומס עצום בעבודה. עוד ועוד דפים נערמים על השולחן, מיילים לא מפסיקים להגיע, במקביל מתקבלות שיחות טלפון בהן מתבקש מענה מיידי ויעיל. אם אתם מנהלים ודאי צרכי העובדים שלכם גם הם מעסיקים אתכם, אופן חלוקת העבודה ביניהם ופיקוח על ביצוע משימותיהם.
האם אתם חושבים כי ככל שתעבדו קשה יותר, כך תצליחו יותר? במידה ומתקבלת אצלכם תחושה שאין מנוס מלעבוד קשה ולהוכיח את עצמכם מסביב לשעון, אני מציעה לכם כמה נקודות למחשבה, כלים לייעול ניהול הזמן שלכם.

ראשית, נסו להימנע ככל האפשר מהסחות דעת.

נשמע כמעט בלתי אפשרי, אני יודעת. הסחות הדעת מציפות אותנו במהלך יום עבודה.
עם זאת, מחקרים בדקו ומצאו שלמולטי-טסקינג יכולות להיות השפעות שליליות, ואני מציעה לכם לחשוב איך תוכלו לסנן את "רעשי הרקע".  אחת האפשרויות היא להגדיר זמנים לפעילויות מסוימות. ברור לי שבמידה ואתם צריכים לענות למיילים באופן שוטף, לא תוכלו להגדיר למענה למיילים זמן ספציפי ביום. עם זאת, נסו במהלך משימה מוגדרת, להתרכז רק בה. לדוגמה- כשאתם יושבים בישיבה, אל תענו לטלפונים, אל תבדקו בנייד אם קיבלתם מיילים חדשים, התרכזו בנאמר. מי שהתקשר אליכם וצריך אתכם, ישאיר הודעה ותוכלו לחזור אליו כשהישיבה תסתיים. זכרו כי זה הרבה יותר מכבד כלפי משתתפי הישיבה, ויאפשר לכם להתייחס במלוא הקשב למי שחיפש אתכם.

נקודה נוספת- למדו להאציל סמכויות.

מנהלים רבים מאמינים שהם עושים את הדברים בצורה הטובה ביותר, וכתוצאה מכך מתקשים להעביר תחומי אחריות לעובדים שלהם.
גם אם אתם מבצעים משימות טוב יותר מכל אחד אחר, המציאות היא שאם תעמיסו על עצמכם יותר מדי משימות, יכול להיווצר תסכול כפול. העובדים שלכם עלולים לחוש מתוסכלים מכך שאולי אינכם סומכים עליהם מספיק שיבצעו חלק מהמשימות, ואתם עלולים לחוש תסכול מכך שאתם מוצאים עצמכם עובדים לתוך הלילה על אינספור משימות. למדו את העובדים שלכם, סמכו עליהם, ושני הצדדים ירוויחו. בתחילה העבודה תתבצע תחת הנחייה שלכם, ולאחר שתוודאו כי הנחייתכם הייתה יעילה תוכלו לעבוד למצב שבו המשימה מתבצעת על ידי העובד ואתם מפקחים על הביצוע. זה יפנה לכם זמן ויאפשר לעובדים שלכם ללמוד דברים חדשים, מה שנקרא win-win situation.

עובדים עם check-list? הגיע הזמן להתחיל.

דאגו שתהיה לכם רשימת משימות. הרעיון הוא שניהול רשימה כזו מאפשר לכם לעקוב, לשנות, להוסיף, ובעיקר להיות בשליטה. כיצד תנהלו את הרשימה הזו? ובכן, זה עניין של סדרי עדיפויות.
ניהול נכון של סדרי עדיפויות מייעל את תהליכי העבודה שלכם. התמקדות בעיקר, התייחסות לרמת הדחיפות, ניתוח נכון של כמות הזמן והמשאבים שכל משימה דורשת מכם, כל אלה יביאו למצב של התייעלות. כמנהלים, זה מאפשר לכם גם ליצור חלוקת עבודה נכונה יותר אצל העובדים שלכם. כעובדים, חשוב שתוודאו מול המנהלים שלכם מה רמת הדחיפות של המשימות שהם מטילים עליכם.
על אף שלפעמים נראה כי המנהל מבקש עוד ועוד דברים ואינו מעריך נכון את כמות הזמן הנדרשת מכם לביצוע כל אחד מהדברים, אם תבקשו מהמנהל לתעדף זה יאפשר לכם לשפר את ביצוע המטלות, וכתוצאה מכך יעלה את רמת שביעות הרצון של המנהלים שלכם מכם.

טיפ חשוב נוסף, למדו לומר לא, בצורה חכמה.

במידה ואתם מוצאים את עצמכם עמוסים באינספור משימות, בשלב זה או אחר תצטרכו לעצור את הזרם. זה קשור קשר בלתי נפרד לניהול סדר העדיפויות, והמשמעות היא לדעת לא ליצור מצב שבו מרוב משימות לא תוכלו להגיע לדברים החשובים בזמן. אתם מכירים את הלו"ז שלכם טוב יותר מכולם, ואתם אלה שיודעים כיצד להגיע לביצוע מיטבי של המטלות שלכם. למדו אילו מטלות לא לקבל על עצמכם, באילו מצבים, וכיצד לעשות זאת.

כעובדים, תוכלו לפרוט בפני המנהל שלכם את המשימות העומדות בפניכם כרגע, ולבדוק מולו היכן הוא רוצה שתוסיפו את המשימה החדשה. זה יגרום למנהל להבין במה אתם מטפלים כרגע, מבלי שירגיש שאתם "חוסמים" אותו. כלומר, במצב כזה המנהל יכול פעמים רבות להבין בעצמו שאת המשימה החדשה עליו לתת לעובד אחר. ייתכן שהמנהל בכל זאת ירצה שאתם תבצעו את המשימה, אך יתעדף אותה כך שתוכלו למצוא זמן לביצועה. בצורה כזו אינכם מסרבים הלכה למעשה לבצע מטלה שאין ביכולתכם לבצע, אלא אתם "מעבירים את הכדור" למנהל שלכם ובכך אומרים "לא" בצורה חכמה.

כמנהל, נסה להגיע למצב של תיאום ציפיות. במידה והמטלה החדשה היא בקשה של לקוח שאתה עמוס מכדי לטפל בה כרגע, תאמו ציפיות בנוגע לעובד שלכם שאליו תעבירו את הטיפול במשימה, בנוגע לאופן שבו המשימה תבוצע, והעובדה שאתה תטפל במשימה כגורם מפקח.

 חשוב לומר כי לעתים אין מנוס וצריך פשוט לומר "לא". כמנהל צוות שיודע שהצוות שלו מאד עמוס, ייתכן כי תצטרך להסביר למנהל שמעליך, שאת המשימה החדשה הוא יצטרך להעביר לצוות אחר.

לעתים זה יהיה הפתרון הטוב ביותר, גם מבחינת העובדים בצוות- שיעריכו את העובדה שהמנהל שלהם מכיר בעומס תחתיו הם עובדים ולא מעמיס עליהם יתר על המידה, וגם מבחינתך- שאינך לוקח על עצמך ועל הצוות משימה שאין ביכולתכם לבצע על הצד הטוב ביותר.